Kepala Kantor Imigrasi Malang Galih Priya Kartika Perdhana (kanan) menunjukkan barcode yang akan ditempel pada box file.
MALANG, BANGSAONLINE.com - Ketika pertama kali kita mendengar kata "arsip", maka yang terlintas di dalam benak kita adalah tumpukan map yang menggunung dan menempati sebuah ruangan.
Idiogami mengenai kearsipan ini sering kita temui di dalam dunia perkantoran, di mana kearsipan tidak lepas dari pengelolan administrasi dari perkantoran tersebut.
Baca Juga: Kantor Imigrasi Malang Resmikan Inovasi Lentera Keimigrasian dan Community Watch
Perihal kearsipan dan permasalahannya juga tidak lepas pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Malang, karena administrasi dan tata kelolanya tidak lepas dari arsip sebagai bagian dari hal tersebut.
Menajemen tata kelola arsip sangat penting karena untuk menata kearsipan membutuhkan tata kelola yang baik dan rapi.
Dalam rangka peningkatan tata kelola kearsipan sebagai salah satu bagian penting dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance), Kantor Imigrasi Malang melakukan terobosan pengelolan kearsipan yang diberi nama "Easy Arsip".
Baca Juga: Operasi Jagratara, Imigrasi Malang Temukan 1 TKA yang Legalitasnya Meragukan
Kepala Kantor Imigrasi Malang Galih Priya Kartika Perdhana mengatakan sistem kearsipan berbasis digital ini memberikan kemudahan saat mencari arsip, karena proses penyimpanan tata letak file arsip yang terkoneksi dengan sistem di komputer. Sehingga pencarian berkas file lebih mudah.
"Proses awal dari easy arsip ini dimulai dengan penerimaan berkas file, kemudian dilanjutkan dengan penginputan di sistem komputer dengan nama file dan posisi file diurutkan dengan kategori jenis file arsipnya," jelasnya.
Baca Juga: Komitmen Tingkatkan Layanan Publik, Imigrasi Malang Siap Naik Kelas
Setelah terinput, kemudian dari file komputer dicetak QR code untuk disimpan di box file sesuai urutan pada sistem komputer. QR code tersebut lalu ditempel pada box file.
Hal ini sejalan dengan semangat Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Malang yang ingin melakukan terobosan inovasi didalam memberikan kemudahan pelayanan terhadap masyarakat.
Galih menambahkan, saat ini di Kantor Imigrasi Malang selain ada layanan Easy Paspor juga ada Layanan Easy Intal dan Forecast Karmila yang untuk melayani warga negara asing.
Baca Juga: Imigrasi Malang Berencana Buka Layanan Paspor di Universitas Brawijaya
Easy Arsip yang merupakan inovasi terobosan di dalam tugas administrasi menunjang kelancaran dan memudahkan tugas adminsitrasi di dalam pelayanan tersebut.
"Harapannya, ke depan semoga semakin tercipta inovasi demi memberikan kemudahan dan kebermanfaatan kepada masyarakat sehingga pelayanan prima bisa diwujudkan," pungkas Galih. (hms)
Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News
Berita Terkait
BANGSAONLINE VIDEO
